Privacy beleid

Hoe gaat Vereniging Free Birds Muziekcollectief om met persoonsgegevens

Free Birds Muziekcollectief respecteert en beschermt de persoonsgegevens van haar leden. Als vereniging hebben we allerlei gegevens van onze leden nodig. We verwerken niet meer gegevens dan nodig. Met de gegevens die we verwerken gaan we vertrouwelijk om. Bij onze verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. We gebruiken gegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze bedoeld zijn. In ons Privacy beleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel en hoe wij deze beschermen.

1.Uitgangspunten

Wat is Free Birds Muziekcollectief ?

Free Birds Muziekcolletief is een koor. Het koor repeteert in ‘t Centrum, Hoofdstraat 100, 2678 CM de Lier.Het inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel is 73737402secretariaatsadres is : 1e van Reenenstraat 40, 2675 ST Honselersdijk, secretariaat@free-birds.nl.

Free Birds Muziekcollectief verzamelt voor het uitvoeren van haar werkzaamheden allerlei gegevens van haar leden. Als vereniging hebben wij die gegevens nodig om ons werk te kunnen doen. We gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor de ledenlijst. Daarnaast verzamelen we contactgegevens van leden om hen te informeren, bijvoorbeeld door het verzenden van de E-Birdy, informatie van de Westlandse Koren federatie, Westland cultuur web. etc.

Met deze privacygevoelige informatie (in de wet ‘persoonsgegevens’ genoemd) gaan we zorgvuldig om. In het kader van onze dienstverlening streven we naar zo volledig mogelijke contactgegevens. We registreren graag het mailadres en telefoonnummer, zodat we leden kunnen bereiken wanneer nodig is. Maar we gebruiken niet meer gegevens dan nodig zijn en beschermen de gegevens die we vastleggen zodanig dat ze niet in handen van onbevoegden kunnen komen.

We verstrekken geen persoonsgegevens van leden aan derden, behalve als dat nodig is om onze werkzaamheden te kunnen doen. Hier houden wij ons strikt aan: leden moeten in alle opzichten kunnen rekenen op vertrouwelijke behandeling van hun gegevens.

In dit Privacy beleid is vastgelegd hoe Free Birds Muziekcollectief met persoonsgegevens van leden omgaat, waarvoor deze gebruikt worden en hoe we ze beschermen.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Free Birds Muziekcollectief verzamelt diverse persoonsgegevens van leden.

Deze gegevens leggen we vast op het moment dat een lid zich inschrijft of op andere momenten dat er contact is met het lid. De verwerking van deze gegevens wordt vastgelegd in een lijst.

We verzamelen onder andere:

-Volledige naam (zowel voor- als achternaam)

-Geboorte datum

-Adres

-Telefoonnummer(s)

-E-mailadres

.

3. Waarvoor hebben wij persoonsgegevens nodig?

Free Birds Muziekcollectief heeft persoonsgegevens van leden nodig om haar werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. We gebruiken deze gegevens onder andere voor:

 -Het versturen van de E-Birdy, mededelingen.

4. Hoe gebruiken en beschermen wij persoonsgegevens?

Free Birds Muziekcollectief is verantwoordelijk voor de wijze waarop persoonsgegevens worden verzameld. Vanaf 29 november 2018 , houdt Free Birds Muziekcollectief een interne lijst bij van al onze verwerkingen van persoonsgegevens. Free Birds Muziekcollectief staat er in ieder geval voor in dat de persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet worden verzameld en gebruikt.Free Birds Muziekcollectief verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor de werkzaamheden die zijn beschreven in dit privacy beleid. Wij publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens van leden en andere relaties.

Geheimhouding

Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens van onze leden, is contractueel gebonden aan de geheimhoudingsplicht.

Toegang tot gegevens

Alleen de bestuursleden en die leden die de persoonsgegevens echt nodig hebben voor hun taak, hebben toegang tot de persoonsgegevens van onze leden en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden, zonder bankgegevens bewaard, langer dan de wettelijke bewaartermijnen. We gebruiken deze persoonsgegevens om oud-leden te kunnen uitnodigen voor feestelijkheden, jubilea etc.

Op uitdrukkelijk verzoek van een lid, zullen wij zijn/haar gegevens verwijderen.

Beveiliging

Wij nemen alle noodzakelijke technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

5. Gegevens delen met andere organisaties

Free Birds Muziekcollectief gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen vereniging..

6. Welke rechten hebben leden?

Elk lid heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Verzoeken tot inzage

Verzoeken tot inzage kunnen via e-mail of schriftelijk worden ingediend bij Free Birds Muziekcollectief. Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan, krijgt het (oud-)lid na persoonlijke identificatie een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens.

De navolgende gegevens worden niet door Free BirdsMuziekcollectief overlegd:

-Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik

-Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht.

Het verzoek tot inzage wordt vervolgens binnen vier weken na identificatie beantwoord.

Verzoeken tot correctie, aanvulling en verwijdering

Leden kunnen correctie, aanvulling of beperking van hun persoonsgegevens doorgeven. Deze gegevens worden alleen verwerkt voor het doel waarvoor de gegevens worden verzameld; als deze niet ter zake dienend zijn of in strijd met de wet zijn, worden de gegevens niet verwerkt . Free Birds Muziekcollectief zal eventuele ter zake doende wijzigingen of aanvullingen doorgeven aan partijen aan wie we deze gegevens in het verleden hebben verstrekt.

Recht van verzet

In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een lid, in bij de wet geregelde gevallen, verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Het verzoek dient via e-mail of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij Free Birds Muziekcollectief. Free Birds Muziekcollectief beslist binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is, dan beëindigd Free Birds Muziekcollectief direct de verwerking. Free Birds Muziekcollectief is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door Free Birds Muziekcollectief wettelijk verplicht is.

7. Persoonsgegevens en digitale media

Bij het aangaan van een lidmaatschap geven leden toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand per e-mail of schriftelijkFree Birds Muziekcollectief een vraag stelt of anderszins, dan worden de gegevens bewaard, zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag.

Websites

De persoonsgegevens die wij aangeleverd krijgen via

- webmaster@free-birds.nl

- secretariaat@free-birds.nl

of andere websites in eigendom en/of in beheer van Free Birds Muziekcollectief, verwerken we volgens dit Privacy beleid.

8. Wet- en regelgeving

Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens heeft Free Birds Muziekcollectief te maken met de volgende wet- en regelgeving:

-De Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 in is gegaan. Hierin zijn de belangrijkste regels vastgelegd voor de omgang met persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op handhaving van de AVG.

-Sinds 1 januari 2016 bestaat er een verplichting om datalekken te melden.

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om: BSN-nummer, gezondheids- of medische gegevens.

Gronden voor de verwerking van persoonsgegevens

Wettelijk is het toegestaan om persoonsgegevens te verwerken gebaseerd op de volgende gronden:

-De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partijis of wenst te worden (nodig voor het lidmaatschap en het betalen van de contributie)

-De betrokkene heeft voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming verleend

-En nog een aantal gronden die voor onze vereniging niet van toepassing zijn.

Verwerken van persoonsgegevens

Onder het verwerken van persoonsgegevens verstaat de wet: het verzamelen, opslaan, inzien, delen, koppelen, gebruiken, wijzigen, verwijderen, etc.: kortom alles wat we doen met persoonsgegevens.

Volgens de wet moeten we zo min mogelijk persoonsgegevens verwerken (dataminimalisatie).

9. Wijzigingen in dit Privacybeleid

Dit privacy beleid kan worden gewijzigd en wordt bekend gemaakt op de website van Free Birds Muziekcollectief. De laatste versie van dit Privacy beleid is vastgesteld op 19 januari 2019 door het bestuur van Free Birds Muziekcollectief

10. Klacht

Wanneer u van mening bent dat dit Privacy beleid niet wordt nageleefd door Free Birds Muziekcollectief, kunt u een klacht bij ons indienen.

© Free Birds Muziekcollectief 2024